+7 833 270-07-05   ⋅   Киров

Минтруд ввел для кадровых электронных документов обязательные форматы

13 марта

С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. С этого дня кадровики обязаны готовить электронные приказы, договоры, соглашения в установленных законодателем форматах. Контур первым из интеграторов кадрового ЭДО обновил функциональность для работы с формализованными документами

Что изменилось 

Приказ № 578н утвердил форматы и состав электронных кадровых документов. Если раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это совокупность из 3 файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Все детали можно узнать в статье.

Кадровый электронный документооборот

По новым правилам, КЭД состоит из основной части, файла электронной подписи и описания документа 

Единые требования применяются ко всем кадровым документам, которые не дублируются на бумаге. Помимо документов, которые:

  • созданы до 1 марта 2023;
  • являются исключениями по Трудовому кодексу, то есть актов о несчастных случаях, инструктажей по охране труда и приказов об увольнении. 

Как изменения повлияют на бизнес

Цель Минтруда — цифровизировать кадровый учет. Формализация КЭД нужна, чтобы госсистемы быстро считывали данные о документах, а регулятор легко выявлял правонарушения. Поэтому есть вероятность, что вскоре государственные порталы, например «Госуслуги», перестанут принимать документы в неактуальных форматах. А суды и трудовая инспекция не будут признавать их юридически значимыми.

Как пояснили в Минтруде, пока для кадрового ЭДО отдельно нет административной ответственности за несоблюдение Приказа № 578н. Значит, сейчас нужно ориентироваться на ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, за ненадлежащее оформление трудового договора должностному лицу грозит штраф от 10 до 20 тыс., ИП — от 5 до 10 тыс., а юрлицам — от 50 до 100 тыс. рублей.

Как обновили сервис КЭДО

С учетом новых правил доработали как веб-версию, так и модуль для 1C. Чтобы создать формализованный документ в Контур.КЭДО, кадровику по-прежнему надо выбрать шаблон и подписать этот файл электронной подписью. Описание документа в XML система составит автоматически. 

Если кадровик привык создавать документы вне сервиса КЭДО, а, например, в Word, он тоже не почувствует глобальных изменений. Специалисту по кадрам просто нужно  загрузить документ в сервис в формате PDF, DOC или DOCX. Потом выбрать тип документа из справочника — система сама конвертирует приказ в актуальный формат. 

Модуль для 1C автоматически исправляет ошибки в названиях документов. Это уберегает кадровика от нарушений законодательства, и при этом ему не надо самостоятельно переделывать документ.

Юлия Попова
Руководитель сервиса Контур.КЭДО

Системы ЭДО Контура не раз сталкивались с формализацией разных типов документов. Благодаря многолетнему опыту команда заранее подготовилась к изменениям, чтобы у клиентов не возникало рисков. Контур стал первым из интеграторов КЭДО, кто доработал функциональность для подготовки и использования формализованных кадровых документов. За первый час после обновления сервиса наши клиенты отправили 1286 документов по новым правилам.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/38062-mintrud_vvel_dlya_kadrovyh_elektronnyh_dokumentov_obyazatelnye_formaty


Другие новости

25 мая

В Экстерне есть многопользовательский режим — это несколько сервисов, которые помогают организовать работу всего коллектива в одной учетной записи. Рассказываем, как настроить совместную работу в системе в конкретных ситуациях.

25 мая

Налоговая инспекция может прислать любой организации и ИП требование — например, представить документы, что-то пояснить, уплатить задолженность или явиться в инспекцию. Этот чек-лист объяснит, как пошагово работать с требованием в Экстерне, и какие инструменты помогут выполнить все задачи правильно и в нужный срок.

22 мая

В личном кабинете Контур.ОФД есть отдельный раздел с информацией по кассам, который поможет удаленно держать кассы под контролем. В новости разъяснили, какие полезные сведения в нем есть и что нового появилось.

17 мая

С 2023 года справка по форме 182н отменена. Чтобы получить данные о размере зарплаты новых сотрудников за предыдущие два года для оплаты больничного, нужно направить запрос в СФР. Рассказываем, как сделать это в Экстерне.